1.0
DEFINISI
Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting
yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah pusat
sumber sekolah (PSS). Fail
Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan
yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS.
Anggapan
yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan “Rancangan Pembangunan PSS
(Blue Print)” adalah salah. ‘Blue Print’
adalah sebahagian daripada Fail Kuasa. Dengan
itu segala perkhidmatan, program dan aktiviti yang dirancangkan dapat
dilaksanakan mengikut landasan yang ditetapkan dalam fail kuasa.
Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan
dasar dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa PSS harus dirangka secara kolektif
oleh guru-guru PSS dan perlu diubah suai dari semasa ke semasa mengikut
keperluan PSS berkenaan.
2.0 TUJUAN MENYEDIAKAN
FAIL KUASA PSS
Fail Kuasa PSS disediakan dengan tujuan:-
2.1
Tidak
menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Penyelaras PSS.
2.2
Guru
baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang
disediakan.
2.3
Mengelakkan
berlakunya percanggahan idea di kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS.
2.4
Dapat
mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran
PSS.
Terdapat
15 bab dalam sesuatu Fail Kuasa. Fail
Kuasa lazimnya disimpan dalam bentuk ‘ring-file’ supaya sesuatu keputusan /
pindaan itu dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal sekiranya
terdapat apa-apa perubahan / pindaan.
Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur
itu. Ini memudahkan kita
mengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan
semula. Biasanya penyemakan semula Fail
Kuasa dilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan.
3.0
PROSEDUR PENYEDIAAN
FAIL KUASA PSS
Guru Penyelaras PSS harus
bertanggungjawab merangka isi kandungan sesebuah Fail Kuasa sebelum ia
dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS.
Ini adalah kerana salah satu fungsi utama jawatankuasa tersebut adalah
menentukan dasar / polisi mengenai peraturan, pelantikan jawatankuasa kerja,
pemerolehan bahan dan sebagainya.
Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarat tersebut barulah Fail Kuasa
berkenaan dikuatkuasakan sepenuhnya
(sila rujuk Lampiran A – Borang Penguatkuasa Fail Kuasa Mengikut Bab).
4.0 KANDUNGAN FAIL KUASA PSS
4.1
Bahagian-bahagian dalam Fail
Kuasa:-
Fail
Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan seperti berikut:-
(a) muka
surat
(b) pengenalan
kepada Fail Kuasa
(c) isi
kandungan Fail Kuasa
(d)
kandungan dan pindaan mengikut bab
4.2 Susunan
kandungan Fail Kuasa:-
Kandungan
dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut:-
(a) Setiap
bab akan dinamakan mengikut tajuk utama
(b) Selepas
tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan
(c) Borang
berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan
(d) Jika
ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan
mengikut bilangan pindaan (sila rujuk Lampiran B).
5.0
PERINCIAN ISI KANDUNGAN DALAM FAIL KUASA PSS
Bab 1 : Pengenalan Kepada Fail Kuasa Pusat Sumber
Sekolah
1.1
Pendahuluan
1.2
Tujuan
1.3
Isi kandungan
1.4
Prosedur pindaan
Bab 2 : Maklumat Pusat Sumber Sekolah
2.1
Sejarah Penubuhan PSS
2.2
Lokasi PSS (pelan)
2.3
Visi PSS
2.4
Misi PSS
2.5
Piagam PSS
2.6
Matlamat PSS
2.7
Objektif PSS
2.8
Fungsi & peranan PSS
Bab 3 : Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber
Sekolah
3.1
Jawatankuasa Induk PSS:-
(a) struktur
organisasi
(b) senarai
tugas
3.2
Jawatankuasa Kerja PSS:-
(a) struktur
organisasi
(b)
senarai tugas
Bab 4 : Pengawas Pusat Sumber Sekolah
4.1
Badan Pengawas PSS (struktur
organisasi)
4.2
Prosedur pemilihan Pengawas PSS:-
(a) kriteria pemilihan
(b) pakaian
seragam
(c) kehadiran
(d) senarai
tugas
(e) senarai
semak
(f) borang
kebenaran
(g) surat
4.3
Sistem Merit Pengawas PSS
Bab 5 : Peraturan Pusat Sumber Sekolah
5.1
Peraturan Am
5.2
Peraturan Khusus
5.3
Peraturan Penggunaan Alat / Ruang
(Bilik)
5.4
Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan
/ Alat
Bab 6 : Pengurusan & Pentadbiran Pusat Sumber
Sekolah
6.1
Pengurusan Sistem Fail PSS
6.2
Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman &
Pemulangan
6.3
Rancangan Tahunan PSS
6.4
Laporan PSS (bulanan & tahunan)
6.5
Manual Prosedur Kerja (MPK)
6.6
Fail Meja (FM)
6.7
Rancangan Pembangunan PSS
6.8
Dokumentasi
Bab 7 : Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah
7.1
Dasar pemilihan buku dan bukan buku
7.2
Prosedur pemilihan koleksi buku dan
bukan buku (jenis, nisbah, bahasa dan sebagainya)
7.3
Proses pemilihan dan pemerolehan bahan
/ alat
7.4
Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi
PSS
Bab 8 : Kewangan Pusat Sumber Sekolah
8.1
Prosedur kewangan
8.2
Punca kewangan
8.3
Anggaran Perbelanjaan
8.4
Laporan kewangan
Bab 9 : Organisasi Bahan Pusat Sumber Sekolah
9.1
Sistem Pengelasan
9.2
Proses Teknik
9.3
Pengkatalogan
9.4
Lokasi bahan
9.5
Penyusunan bahan
Bab 10 : Aktiviti Pusat Sumber Sekolah
10.1 Mesyuarat / Taklimat
10.2
Kursus / Bengkel
10.3
Pertandingan
10.4
Program Perkembangan Staf
10.5
Program Orientasi PSS
10.6
Lawatan
10.7
Gotong Royong
10.8
Pameran
10.9
Minggu PSS
10.10
Promosi PSS
10.11
Program Panitia Mata Pelajaran
10.12
Aktiviti Galak Guna PSS
Bab 11 : Stok dan Inventori Pusat Sumber Sekolah
11.1
Pengurusan Harta Modal (Kew 312)
11.2
Penyengaraan Harta Modal (Kew 312A)
11.3
Daftar Inventori (Kew
313)
11.4
Daftar Bekalan Pejabat (Kew 314)
11.5
Rekod Perolehan Bahan Buku
11.6
Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku
11.7
Rekod Perolehan Akhbar
11.8
Rekod Perolehan Majalah
11.9
Semakan stok (buku, bahan bukan buku,
perabot dan peralatan)
11.10
Pelupusan
11.11
Hapuskira
11.12
Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori (Kew 315)
Bab 12 : Sirkulasi / Edaran Bahan Pusat Sumber
Sekolah
12.1
Sistem sirkulasi
12.2
Keahlian
12.3
Pinjaman berkelompok
Bab 13 : Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah
13.1 Jenis-jenis
perkhidmatan:-
(a)
peminjaman buku
(b)
peminjaman buku rujukan
(c)
peminjaman berkelompok
(d)
peminjaman bahan bukan buku
(e)
peminjaman peralatan
(f)
peminjaman pihak luar
(g)
reprografi
(h)
bank soalan
(i)
rakam salin
(j)
sebaran maklumat
(k)
rekreasi
(l)
khidmat nasihat dan bimbingan
(m)
pameran
(n)
promosi, dan sebagainya
13.2 Waktu
perkhidmatan:-
(a)
satu masa khas setiap kelas
(b)
waktu rehat
(c)
waktu tengah hari
(d)
waktu petang
(e)
hari Sabtu
(f)
cuti sekolah
(g)
jadual waktu Guru Penyelaras PSS
Bab 14 : Automasi Pusat Sumber Sekolah
14.1 Sistem yang digunakan
14.2
Sistem keselamatan
14.3
Menu utama
14.4
‘Output’
14.5
Prosedur memasukkan data
14.6
‘Bar code’
14.7
Rangkaian (networking)
14.8
Laporan
Bab 15 : Program Bacaan (NILAM)
15.1
Konsep Program NILAM:-
(a) latar
belakang
(b) rasional
(c) asas
pertimbangan
(d) pendekatan
(e) model
Program NILAM
(f)
tahap Program NILAM (Jauhari &
Rakan Pembaca)
(g) sistem
ganjaran
15.2
Strategi pelaksanaan Program NILAM:-
(a) pengenalan
(b) pelaksanaan
(c) bahan
(d) peranan
(e) pengumpulan
data
(f)
contoh-contoh rekod bacaan
6.0 PROSEDUR MEMBUAT
PINDAAN DALAM FAIL
KUASA PSS
Prosedur yang sama juga akan digunakan
semasa membuat sesuatu pindaan
atau perubahan dalam Fail Kuasa.
Guru Penyelaras akan merangka pindaan / tambahan dan membentangkannya
dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. Selepas itu, barulah pindaan / tambahan
tersebut akan dikuatkuasa sepenuhnya.
Berikut
adalah langkah-langkah untuk membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS:-
6.1
Kaji semula bahagian-bahagian yang
perlu dibuat pindaan / tambahan.
6.2
Guru Penyelaras PSS perlu menyediakan
draf pindaan / tambahan berkenaan.
6.3
Draf pindaan / tambahan tersebut
hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan
kelulusan.
6.4
Selepas mendapat kelulusan, Guru
Penyelaras PSS hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan
mendapatkan tandatangan untuk pengesahan (Pengetua / Guru Besar).
6.5
Tarikh berkuatkuasa pindaan tersebut
ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh mesyuarat).
_
No comments:
Post a Comment