A. Tanggungjawab
Pengetua/Guru Besar
Selaku pentadbir
sekolah, beliau perlu melaksanakan/menyediakan perkara yang berkaitan dengan
pengurusan dan pentadbiran asrama iaitu :
1. Dasar
1.1
Visi dan Misi
1.2
Falsafah dan Matlamat
1.3
Peraturan
Asrama
1.4
Pengambilan dan Pemilihan Penghuni Asrama
2. Pengurusan
dan Pentadbiran Asrama
2.1
Penasihat
semua jawatankuasa di asrama.
2.2
Menyediakan struktur organisasi pengurusan
asrama.
2.3
Mengagihkan tugas kakitangan asrama.
2.4
Mengurus
pelantikan warden.
2.5
Menyediakan, mengawalselia pejabat pentadbiran
asrama dan rumah
warden.
2.6
Mengurus, memantau dan menguatkuasa Kontrak
Bekalan Makanan Bermasak/ Mentah, Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dan
Perkhidmatan Pembersihan Kawasan.
2.7
Mengurus pembangunan dan penyelenggaraan fizikal
bangunan, peralatan dan kemudahan asrama.
2.8
Memaklumkan dan menghantar semua laporan yang
berkaitan dengan kes-kes keracunan makanan, dendaan dan kes-kes yang melanggar
perjanjian kontrak penswastaan kepada Jabatan Pelajaran Negeri.
3. Pengurusan dan Pentadbiran Kewangan
3.1
Menentukan keperluan peruntukan asrama dan
Anggaran Belanja Mengurus mencukupi.
3.2
Memastikan buku tunai asrama diurus mengikut
kehendak Pekeliling
Kewangan.
3.3
Menentukan
Wang Bantuan Makanan, Wang Lebihan Makanan, LPBT,
yuran
asrama
3.4
Mengawalselia semua pungutan yuran di asrama.
3.5
Mengurus pembayaran tuntutan bekalan makanan
bermasak/mentah kepada pembekal setiap dua minggu sekali.
3.6
Memastikan semua jenis pembayaran dijelaskan
oleh kontraktor atau pihak lain (seperti
pihak yang menyewa bangunan asrama) kepada asrama supaya tidak berlaku Akaun
Belum Terima (ABT).
3.7
Memastikan pihak kontraktor telah menjelaskan
semua tanggungan yang berkaitan dengan asrama seperti bil air, bil elektrik,
kerosakan peralatan, dan premis sebaik sahaja kontrak tamat.
4.
Pengurusan
Penghuni Asrama
4.1 Akademik
4.1.1
Mempastikan jadual penghuni asrama dirancang dan
disediakan secara sistematik.
4.1.2
Mempastikan jadual 'prep' dipatuhi sepanjang
masa.
4.1.3
Melantik warden yang bertanggungjawab menyelia
perjalanan jadual 'prep' setiap hari.
4.1.4
Menyediakan tempat 'prep' yang selesa.
4.1.5
Merancang dan melaksanakan kelas tambahan.
4.1.6
Menyediakan perpustakaan, buku rujukan, komputer
serta kemudahan pengajaran dan pembelajaran yang mencukupi.
4.1.7
Merangka, merancang, melaksana, memantau dan
menilai program peningkatan dan kecemerlangan akademik menerusi perancangan
strategik jangka pendek dan jangka panjang.
4.2 Disiplin
4.2.1
Mempastikan peraturan asrama dipatuhi oleh
penghuni dan waris serta dikuatkuasakan pelaksanaannya.
4.2.2
Menyediakan
sistem pemantauan disiplin yang sesuai dan mampu menangani permasalahan
penghuni asrama.
4.3 Kokurikulum dan Sukan
4.3.1
Mempastikan semua penghuni asrama mengambil
bahagian di dalam semua aktiviti kokurikulum dan sukan di asrama.
4.3.2
Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang
mencukupi.
4.3.3
Menyediakan jurulatih dan pembimbing.
4.3.4
Mengadakan pertandingan antara dorm atau asrama.
4.3.5
Mengadakan lawatan sambil
belajar/integrasi/program pertukaran
pelajar.
4.3.6
Mempastikan
penghuni asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran Pejabat Pelajaran
Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia dan
agensi luar.
4.4 Pembangunan Sahsiah
4.4.1 Mengadakan
kursus-kursus motivasi, kepimpinan dan ketahanan diri.
4.4.2 Mengadakan
kelas Fardhu Ain.
4.4.3 Mengadakan
sesi kaunseling.
4.4.4 Menganjurkan
majlis-majlis sempena hari kebesaran Islam.
4.4.5
Mengadakan program penghayatan sempena hari
kemerdekaan/kebesaran negara.
4.5 Kebajikan
4.5.1
Mempastikan kebajikan penghuni asrama
dititikberatkan seperti penyediaan tempat tinggal yang kondusif.
4.5.2
Mempastikan
penghuni asrama yang sakit diberikan rawatan yang
sewajarnya.
4.5.3
Mempastikan tempat tinggal warden dalam keadaan
yang selamat dan
baik.
4.5.4
Mewujudkan
Tabung Kebajikan Penghuni Asrama (mesti mendapat kelulusan Jabatan
Pelajaran Negeri).
4.5.5
Menubuhkan
Majlis Perwakilan Ibu bapa yang terdiri daripada ibu bapa/waris penghuni.
5.
Memahami dan melaksanakan surat pekeliling dan
arahan berkaitan dengan asrama.
B. Tanggungjawab
Penolong Kanan Pentadbiran
1.
Melaksanakan program peningkatan akademik penghuni asrama
2.
Kewangan
asrama Tanggungjawab
C. Penolong Kanan Kokurikulum
1.
Mempastikan semua penghuni asrama mengambil bahagian di dalam semua
aktiviti kokurikulum dan sukan
di asrama.
2.
Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.
3.
Menyediakan jurulatih dan pembimbing.
4.
Mempastikan penghuni asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran
Pejabat Pelajaran
Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi luar.
D. Tanggungjawab
Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
Selaku pentadbir sekolah, beliau perlu
melaksanakan dan menyediakan perkara-perkara yang berkaitan dengan
pentadbiran dan pengurusan asrama iaitu :
1.
Menentukan
sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama.
2.
Membantu
dalam perlantikan warden asrama.
3.
Melaksanakan
program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama.
4.
Membantu dan
memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan wang seperti pungutan
yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok.
5.
Membantu
mengurus kakitangan asrama.
6.
Mempastikan
pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga.
7.
Mempastikan
penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual/menu yang ditetapkan.
8.
Mempastikan
premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat.
9.
Membantu
dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.
10.
Mempastikan
kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan penyertaan penghuni
asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.
11.
Menjadi
Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama.
12. Bertanggungjawab
atas keselamatan penghuni disamping menggalakkan
penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.
13. Menyelia supaya penggunaan air dan
elektrik tidak berlaku pembaziran.
14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian
Asrama dan Laporan Bulanan
Asrama.
15.
Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada
Guru Besar.
16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan
oleh Pengetua/Guru Besar.
E.
Tugas-tugas
Ketua Warden
1.
Mewakili
Pengetua/Guru Besar/Penolong Kanan Hal Ehwal Murid seperti yang
diarahkan.
2.
Menentukan dasar-dasar asrama yang telah
diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Asrama dilaksanakan
sepenuhnya.
3.
Menyelia dan menyelaras tugas-tugas warden.
4.
Memeriksa Buku Laporan Harian Warden dan
melaporkannya kepada Penolong Kanan Hal Ehwal
Murid.
5.
Mengadakan mesyuarat dengan warden-warden asrama
sekurang-kurangnya sebulan sekali dan merekodkan mesyuarat tersebut untuk
dikemukakan kepada Pengetua/Guru Besar.
6.
Bertanggungjawab
dalam pengurusan disiplin, kaunseling dan program pembangunan insan di
asrama.
7.
Mempastikan warden menjalankan tanggungjawabnya.
8.
Membantu
menguruskan kemasukan penghuni baru seperti penyediaan borang/dokumen, taklimat
kemasukan dan orientasi penghuni baru dan sebagainya.
9.
Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang
diarahkan oleh pihak pentadbir.
F. Tugas-Tugas
Warden
1.
Menguatkuasakan/mempastikan
peraturan asrama dipatuhi dan mengambil tindakan atas hal-hal berkaitan
disiplin berdasarkan prosedur yang ditetapkan.
2.
Menyemak,
menyiasat serta mengambil tindakan susulan di atas laporan harian pengawas dan
Ketua Dormitori.
3.
Menyediakan laporan harian untuk tindakan
Pengetua/Penolong Kanan HEM.
4.
Menyelia/memantau aktiviti-aktiviti harian dan
berkala; contohnya :
4.1
Kelas
persediaan
4.2
Waktu Solat
4.3
Waktu makan
4.4
Kelas fardu
aing/Kelas Agama
4.5
Aktiviti
gotong-royong
4.6
Pertandingan
antara dormitori
4.7
Pertandingan
Makan Beradab
4.8
Aktiviti
Sukan dan Kokurikulum
5.
Memantau Pengawas bertugas menjalankan "roll-call".
6.
Mengadakan pemeriksaan dan "roll-call"
mengejut.
7.
Menguruskan
kebenaran keluar / masuk penghuni asrama.
8. Mengadakan perjumpaan mingguan dengan
Lembaga Pengawas Asrama dan
Ketua-Ketua Dormitori.
9. Mengadakan pemeriksaan dan membuat laporan
harian dormitori, bilik-bilik khas,
tandas, bilik air, persekitaran serta dewan
makan.
10. Mengurus
murid sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.
11. Memantau dan memeriksa laporan prestasi
akademik serta mengambil tindakan
susulan yang sesuai.
12. Membuat persediaan untuk mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran
Asrama :
12.1 Minit Mesyuarat terdahulu.
12.2 Laporan bulanan
asrama.
12.3 Pembentangan
aktiviti dan takwim bulan berikut.
13. Mesyuarat/Perjumpaan
Warden dengan Lembaga Pengawas Asrama sekurang-
kurangnya
sebulan sekali.
14. Membantu mengurus kemasukan penghuni
asrama.
14.1
Penyediaan borang/dokumen.
14.2
Taklimat kemasukan.
14.3
Orientasi penghuni baru.
15. Menyediakan Takwim serta Jadual Harian
Asrama.
16. Menyediakan Anggaran Belanjawan Aktiviti
Tahunan Asrama.
17. Mengumpul data/maklumat penghuni untuk :-
17.1
Menganalisa prestasi akademik/peperiksaan.
17.2
Menghantar Borang Kutipan Data Asrama ke Jabatan Pelajaran Negeri.
18.
Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel.
19.
Mengadakan perjumpaan dengan waris.
20.
Mengadakan Latjhan Kecemasan.
21.
Memantau peralatan, kemudahan serta
perkara-perkara yang berkaitan dengan keselamatan.
22.
Menyelia dan memantau kebajikan
penghuni berkaitan :-
22.1 Makanan
22.1 Keselesaan di asrama
22.2 Kesihatan
22.3 Keselamatan
22.4 Biasiswa
23.Membantu Penyelia Asrama dalam pungutan yuran-yuran asrama, perkhidmatan pembersihan, keselamatan dan penguatkuasaan kontrak bekalan makanan asrama semasa ketiadaan Penyelia Asrama.
24.Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar dan Penolong Kanan HEM.
G. Tugas-tugas Penyelia Asrama
1.0 Pentadbiran
1.1
Menyelia kakitangan asrama, perkhidmatan
keselamatan dan pembersihan.
1.2
Mengurus inventori asrama.
1.3
Mengurus stor-stor asrama.
1.4 Menyediakan
rekod-rekod pelajar yang tinggal di asrama.
1.5
Menyediakan jadual tugas harian/bulanan bagi
kakitangan asrama.
1.6
Mengurus Pejabat Asrama dan mempastikan
perkara-perkara berikut teratur dan kemas.
1.6.1
Sistem Fail
1.6.2
Data-data
1.6.3
Peralatan dan perabot serta susun aturnya
1.6.4
Buku Stok/lnventori peralatan, perkakas,
perabot, dan Iain-Iain
1.6.5
Pekeliling-pekeliling yang berkaitan asrama
1.6.6
Buku Laporan Prestasi Kontraktor
1.7
Membantu warden dalam urusan/proses pengambilan
dan pendaftaran penghuni baru.
1.8
Mempastikan hapuskira peralatan dan perabot
asrama/dewan makan diuruskan.
1.9
Bertanggungjawab melaporkan sebarang kerosakan
kepada Pengetua/Guru Besar dan mengambil tindakan susulan setelah mendapat
kebenaran.
1.10
Mengumpul maklumat dari pihak yang berkaitan,
menyediakan data dan menghantarkannya kepada pihak-pihak yang memerlukan.
1.11
Membantu menjayakan aktiviti asrama.
1.12
Menghadiri mesyuarat, taklimat serta kursus yang
berkaitan.
1.13
Mengurus hal-hal berkaitan penggunaan asrama
oleh pihak luar.
1.14
Membantu tugas-tugas warden ketika ketiadaan
warden di asrama.
1.15
Menjalankan
tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar atau Penolong Kanan HEM.
2.0 Kewangan
2.1 Membantu mengurus permohonan dan pembelian
barang-barang dan peralatan untuk
kegunaan asrama setakat mana diarahkan.
2.2
Membantu menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.
2.3
Membantu
membuat pembayaran bil-bil asrama.
2.4
Membantu
mengurus buku tunai asrama.
2.5
Membantu
menutup akaun asrama setiap hujung bulan.
2.6
Membantu
membuat penyata audit setiap hujung tahun.
2.7
Membantu
menuntut PCG asrama dan pelarasan jika ada.
2.8
Membantu
mengutip yuran asrama.
2.9
Membantu
memohon kelulusan menggunakan Wang Lebihan Makanan Asrama ke Jabatan
Pelajaran Negeri/Kementerian Pelajaran Malaysia.
3.0 Kontrak
Penswastaan
3.1 Bekalan
Makanan Bermasak
3.1.1 Mengawal kebersihan makanan dan minuman serta
pekerja dewan makan mengikut garis panduan kesihatan.
3.1.2 Mengemukakan laporan bulanan makanan ke Jabatan
Pelajaran Negeri.
3.1.3 Mengemukakan laporan makanan tahunan ke
Kementerian Pelajaran Malaysia.
3.1.4 Bertanggungjawab sepenuhnya berkaitan bekalan
makanan :
i. Mengisi Borang Pesanan (Jadual 8)
ii. Menerima dan memeriksa bahan mentah
iii. Mendapatkan pengesahan atau persetujuan
Pengetua/Guru Besar jika berlaku
pertukaran bahan/menu.
iv. Memantau proses penyediaan makanan.
v.
Mengurus buku laporan harian bekalan bermasak.
vi. Mempastikan kontraktor mematuhi perjanjian kontrak
daripada aspek
bahan mentah, menu, spesifikasi dan masa yang
ditetapkan.
3.1.5 Mempastikan premis.perabot dan peralatan selamat
digunakan.
3.1.6 Mempastikan kontraktor mematuhi peraturan/garis
panduan berkaitan.
3.1.7 pekerja yang dikeluarkan oleh Kementerian
Pelajaran, Kementerian Kesihatan dan Pihak Berkuasa Tempatan.
3.1.8 Mempastikan penerimaan bahan mentah mencukupi dan
berkualiti.
3.1.9 Membantu
menguatkuasakan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan tender bekalan
makanan asrama.
3.2 Kawalan
Keselamatan
3.2.1
Mempastikan pengawal keselamatan menjalankan tugas seperti dalam perjanjian
kontrak.
3.2.2 Menghantar laporan bulanan kepada pihak
pengurusan sekolah.
3.3 Pembersihan Kawasan
3.3.1
Mempastikan
kerja-kerja pembersihan kawasan dijalankan seperti di dalam perjanjian kontrak.
3.3.2
Menghantar
laporan bulanan kepada pihak yang bertanggungjawab.
4.0 Kebajikan
4.1.1 Pengurusan bilik-bilik sakit.
4.1.2
Pengurusan ubat-ubatan, rawatan segera bagi sakit-sakit biasa.
4.1.3
Memben
bantuan pertolongan cemas kepada penghuni asrama.
4.1.4
Mengadakan
rekod-rekod tertentu darl segi kesihatan pelajar dan urusan yang berkaitan
dengannya.
5.0
Flzikal
5.1
Menjaga kebersihan kawasan asrama termasuk bangunan-bangunan.
5.2
Melaporkan
kerosakan harta benda kerajaan.
5.3
Menjaga
alatan-alatan dan kemudahan-kemudaan di asrama
5.4
Menjalankan
pemeriksaan setiap pagi untuk menentukan kebersihan dormitori, tandas, bilik air, bilik-bilik khas, surau dan
persekitaran asrama dalam keadaan bersih, teratur dan diurus rapi.
5.5
Menghantar
laporan bulanan Pembersihan Kawasan asrama.
6.0 Keselamatan
6.1
Mempastikan
semua peralatan keselamatan di asrama berfungsi dengan baik.
6.2
Mempastikan
persekitaran asrama selamat.
6.3
Mempastikan
semua penyelenggaraan asrama dibaiki segera.
6.4
Mempastikan
semua pendawaian dan peralatan elektrik selamat digunakan.
H.
Pembantu Pengurusan Murid Di Asrama
1. Menjaga hal ehwal murid-murid
istimewa/murid-murid peringkat sekolah rendah daripada semua aspek pengurusan
diri di asrama.
2. Membimbing / melatih / mengasuh kanak-kanak
istimewa / murid-murid peringkat sekolah rendah
mengenai semua aspek yang berkaitan
dengan tata kelakuan, akhlak, adab sopan, menjaga
kebersihan diri / kawasan sekitar.
3. Melayan keperluan murid-murid yang sakit
atau bermasalah emosi.
4. Mengawasi keselamatan murid.
5. Menjadi pengantara dengan ibu / bapa murid.
I. Tugas
Jaga/Pengawal Keselamatan
1.
Pengawal keselamatan hendaklah mematuhi waktu bekerja seperti berikut:
|
Jumlah jam
|
Bll. Syif
|
Waktu Syif
|
|
24
|
Syif 1 Syif 2
|
7:00 pagi - 7.00 malam 7.00 malam
- 7.00 pagi
|
2.
Pengawal
keselamatan hendaklah hadir mengikut waktu yang ditetapkan. Jika pengawal tersebut bercuti, majikannya hendaklah mempastikan
ada pengawal yang menggantikannya.
3.
Pengawal
keselamatan hendaklah sentiasa memakai pakaian seragam lengkap dan menggunakan peralatan bertugas yang telah
ditetapkan seperti 'watchman clock', lampu suluh, wisel dan cotar.
4.
Pengawal
keselamatan dikehendaki memeriksa sesiapa yang keluar masuk dari kawasan asrama.
5.
Menyediakan
laporan keselamatan pada setiap jam dan menyerahkankepada Pengetua/ Guru
Besar.
6.
Melindungi
keselamatan penghuni asrama dan semua bangunan serta hartabenda yang di bawah
kawalannya.
7.
Menyelia dan
menyelenggara peraturan di pos kawalan serta menolong menyelesaikan sebarang
permintaan bantuan yang diperlukan oleh pekerja setempat atau orang ramai.
8.
Faham
mengenai Peraturan Umum (General Order) dan Peraturan Tertentu (Special Order)
serta melaksanakannya.
9.
Melakukan
pemeriksaan mengikut tempoh waktu yang tertentu semua kawasan bagi mempastikan
keadaan keselamatan terjamin.
10.
Pengawal
hendaklah menghubungi balai polis dan Pengetua/Guru Besar dengan serta merta sekiranya berlaku sebarang kejadian seperti
kecurian, pencerobohan dan kebakaran di asrama.
11.
Pengawal
hendaklah melapor dan menyerahkan semua barang yang dijumpai kepada Pengetua/Guru
Besar sebelum membuat laporan polis.
12.
Membuat
laporan segera kepada pihak pengurusan bagi semua keadaan dan kejadian luar
biasa di asrama.
13.
Pengawal
tidak dibenarkan membawa apa-apa senjata yang berbahaya semasa bertugas.
14.
Pengawal
yang bertugas hendaklah membuat rondaan setiap satu jam sekali di bangunan dan kawasan asrama dalam masa bertugas dan merakam
"watchman clock" (dibekalkan oleh syarikat) pada setiap jam di
tempat yang ditentukan.
15.
Mempastikan
lampu, paip air, kipas angin, pendingin udara atau sebarang alat elektrik dimatikan
bila tidak diperlukan.
16.
Membuat
laporan jika didapati sebarang kerosakan atau keadaan berbahaya tidak kira sama
ada boleh diperbaiki atau tidak.
17.
Melaksanakan
kawalan yang rapi terhadap kunci-kunci penggera kebakaran dan keselamatan.
18.
Menyediakan
laporan keselamatan pada tiap-tiap jam dan menyerahkan/melaporkan kepada Pengetua/Guru
Besar untuk ditandatangani setiap hari.
J. Tugas-tugas
Pekerja Rendah Awam (PRA)/Pekerja Perkhidmatan Pembersihan Kawasan
1.
Mempastikan
Pekerja Rendah Awam/Pekerja Perkhidmatan Pembersihan hendaklah mematuhi
waktu bertugas.
2.
Mempastikan
kebersihan tandas dan bilik air.
3.
Mempastikan
sampah tiada di kawasan asrama.
4.
Membersih dan
menyapu sampah di bangunan asrama.
5.
Membersih
permaidani dengan menggunakan mesin penyedut hampagas.
6.
Menebas/memotong/memangkas
pokok-pokok kecil/renek serta membersih/mengumpul/ membuang sampah dan hasil tebasan ke tempat
pelupusan sampah.
7.
Mencuci
serta membersih longkang dan parit di sekitar kawasan asrama.
8.
Menanam,
menyiram, dan membaja pokok-pokok bunga serta mengembur tanah.
9. Membersih dan mengelap cermin tingkap,
kipas angin, lampu, bingkai ga
10.
Menyedut/membersih semua habuk, kekotoran dan sawang di semua bangunan.
11.
Mengelap
lantai (mopping) semua bilik, kaki lima bangunan dan tangga dengan
menggunakan bahan
pencuci.
12.
Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar/Penolong Kanan
HEM/